Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen für primadipla

Vor Verwendung müssen der tatsächliche Anbieter und seine Anschrift ergänzt, die Bedingungen mit dem Angebot und der tatsächlichen Leistung abgestimmt und rechtlich geprüft werden. Dieser Entwurf richtet sich an Geschäftskunden und öffentliche Einrichtungen. Er ersetzt weder ein Impressum noch die Datenschutzerklärung oder eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

1. Anbieter, Kunden und Geltungsbereich

Anbieter von primadipla ist [vollständiger Name bzw. Firma, Rechtsform soweit vorhanden, ladungsfähige Anschrift], nachfolgend „Anbieter“. „primadipla“ bezeichnet die Software und das Angebot des Anbieters unter https://primadipla.de.
Diese Bedingungen gelten für Verträge über die Bereitstellung und Nutzung von primadipla. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mitarbeitende, die einen Zugang durch ihre Einrichtung erhalten, werden dadurch nicht selbst zahlungspflichtige Vertragspartner.
Der Kunde stellt sicher, dass seine berechtigten Nutzer die für sie maßgeblichen Nutzungs- und Sicherheitsregeln beachten. Diese Bedingungen regeln keine Arbeitsverhältnisse zwischen dem Kunden und seinen Beschäftigten.
Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Abweichende Kundenbedingungen gelten nur, soweit ihre Einbeziehung vereinbart wurde. Die Vertragssprache ist Deutsch.

2. Vertragsabschluss und vereinbarte Leistungen

Umfang und Beginn der Nutzung ergeben sich aus dem angenommenen Angebot, der Auftragsbestätigung oder einer gesonderten Vereinbarung. Die Einrichtung eines Nutzerzugangs allein begründet keine über die Vereinbarung hinausgehende Zahlungspflicht.
Diese Bedingungen werden vor dem Vertragsabschluss zur Verfügung gestellt und aufgrund der Vereinbarung der Parteien in den Vertrag einbezogen.
Kostenlose Testzugänge werden ausdrücklich als solche vereinbart. Aus einem Testzugang entsteht ohne gesonderte Vereinbarung kein kostenpflichtiger Vertrag.

3. Bereitstellung von primadipla

primadipla wird als webbasierte Software über das Internet bereitgestellt. Der vereinbarte Funktionsumfang richtet sich nach der Leistungsbeschreibung bei Vertragsschluss und gegebenenfalls dem gewählten Paket.
Zum angebotenen Aufgabenbereich gehören insbesondere manuelle und automatische Dienstplanung, Verwaltung planungsrelevanter Mitarbeitendendaten, Schichtarten, Arbeitsbereiche, Besetzungsbedarfe, Planungsregeln, Abwesenheiten und Wünsche sowie die jeweils vereinbarten Ansichts- und Exportfunktionen.
Automatisch erzeugte Dienstpläne sind zunächst unverbindliche Sollplan-Vorschläge. Die automatische Erstellung ist weder eine Freigabe zur Durchführung noch eine verbindliche Zusicherung, dass der Vorschlag vollständig besetzt, rechtlich zulässig oder für den konkreten Betrieb geeignet ist. Vor jeder Freigabe oder Veröffentlichung prüft eine hierzu befugte Person des Kunden den gesamten Plan, insbesondere Besetzung, Qualifikationen, Arbeits- und Ruhezeiten, Tarifvorgaben, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, Abwesenheiten sowie individuelle Beschäftigungsbedingungen. Erforderliche Korrekturen sind vor der Freigabe vorzunehmen. Die Verantwortung für die betriebliche Freigabe und Bekanntgabe liegt beim Kunden. Welche Verbindlichkeit ein freigegebener Dienstplan gegenüber Beschäftigten hat, richtet sich nach dem geltenden Recht und den maßgeblichen Vereinbarungen. Die eigenen Leistungspflichten und die Haftung des Anbieters nach Abschnitt 11 bleiben unberührt.
Der Kunde stellt geeignete Endgeräte, Internetzugang und einen unterstützten aktuellen Browser bereit. Installation, Einweisung, Schulungen oder individuelle Anpassungen sind nur geschuldet, soweit sie vereinbart wurden.
Nicht ausdrücklich vereinbarte Leistungen sind nicht Vertragsbestandteil. Dieser Vertrag umfasst insbesondere keine Lohn- oder Gehaltsabrechnung und keine Rechtsberatung.

4. Einrichtungen, Rollen und Nutzerzugänge

Zugriffe richten sich nach den eingerichteten Rollen und Berechtigungen. Der Kunde benennt vertretungsberechtigte Ansprechpartner und sorgt für zutreffende Bereichszuordnungen und Schichtfreigaben.
Nutzerkonten dürfen nur von den ihnen zugeordneten Personen verwendet werden. Zugangsdaten und Aktivierungslinks sind vertraulich zu behandeln; Konten dürfen nicht gemeinsam genutzt werden.
Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich über vermutete unberechtigte Zugriffe. Innerhalb seiner Befugnisse sperrt oder deaktiviert er nicht mehr benötigte Zugänge und hält die Nutzerberechtigungen aktuell.
Angaben zu Mitarbeitenden, Arbeitszeiten, Urlaub, Qualifikationen und sonstigen Planungsgrundlagen müssen sachlich zutreffend und aktuell sein. Gesetzliche Rechte der Betroffenen bleiben unberührt.

5. Nutzungsrechte und zulässige Verwendung

Für die Vertragsdauer erhält der Kunde das einfache Recht, primadipla innerhalb des vereinbarten Nutzungsumfangs für seine eigenen betrieblichen Zwecke und durch seine berechtigten Nutzer zu verwenden. Eine Übertragung von Eigentum an der Software erfolgt nicht.
Unzulässig sind insbesondere unberechtigte Zugriffe auf fremde Einrichtungen oder Konten, das Umgehen von Berechtigungen, die Verbreitung schädlicher Inhalte und Eingriffe, die die Sicherheit oder Funktionsfähigkeit des Dienstes beeinträchtigen.
Rechte an vom Kunden bereitgestellten Daten und Inhalten verbleiben bei den jeweils Berechtigten. Der Anbieter darf diese im Umfang verarbeiten, der für die vereinbarte Leistung und die vereinbarte Auftragsverarbeitung erforderlich ist.
Zwingende gesetzliche Nutzungsrechte und die Rechte an eingesetzten Komponenten Dritter bleiben unberührt.

6. Support und Kommunikation

Supportanfragen werden an info@primadipla.de oder über das seiteninterne Hilfeformular gestellt. Wenn kein Zugang zur Software besteht, ist die E-Mail-Adresse zu verwenden.
Eine telefonische Hotline, telefonische Erreichbarkeit zu bestimmten Zeiten oder ein Rund-um-die-Uhr-Support sind nicht vereinbart. Individuell abgestimmte Gesprächstermine bleiben möglich.
Anfragen sollen den betroffenen Bereich, eine nachvollziehbare Fehlerbeschreibung und gegebenenfalls eine Fehlerreferenz enthalten. Passwörter sowie unnötige personenbezogene oder sensible Daten sollen nicht übermittelt werden.
Der Anbieter bearbeitet Anfragen innerhalb angemessener Zeit unter Berücksichtigung von Dringlichkeit und Auswirkungen. Verbindliche Reaktions- und Behebungszeiten gelten nur, wenn sie gesondert vereinbart wurden.
Vertrags- und sicherheitsrelevante Mitteilungen können per E-Mail erfolgen. Werbung wird nur unter den jeweils geltenden gesetzlichen Voraussetzungen versandt; ein Nutzungsvertrag ist keine pauschale Werbeeinwilligung.

7. Betrieb, Wartung und Änderungen der Software

Der Anbieter hält primadipla im vereinbarten Umfang bereit und bearbeitet gemeldete Störungen innerhalb angemessener Zeit. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit wird nur durch eine gesonderte Vereinbarung zugesagt.
Erforderliche Wartungsarbeiten und Sicherheitsupdates können die Nutzung vorübergehend einschränken. Vorhersehbare wesentliche Einschränkungen werden nach Möglichkeit rechtzeitig angekündigt und so durchgeführt, dass ihre Auswirkungen begrenzt bleiben.
Die Software kann weiterentwickelt werden. Der wesentliche vereinbarte Leistungsumfang darf dadurch nicht ohne eine entsprechende Vereinbarung eingeschränkt werden.
Testfunktionen werden als solche kenntlich gemacht. Ihr Umfang und gegebenenfalls ihre gesonderten Nutzungsbedingungen werden vor Einsatz mitgeteilt. Die Haftungsregelungen dieser Bedingungen gelten auch für Testfunktionen.
Eine ununterbrochene Erreichbarkeit wird nicht zugesagt. Für Unterbrechungen durch Stromausfälle, Störungen von Telekommunikationsnetzen oder Hostingdiensten sowie höhere Gewalt haftet der Anbieter auf Schadensersatz nur, soweit er oder seine Erfüllungsgehilfen die Ursache zu vertreten haben oder eine zwingende gesetzliche Haftung besteht. Abschnitt 11 gilt ergänzend. Der Anbieter trifft angemessene Vorsorge und wirkt im Rahmen seiner Möglichkeiten auf eine zügige Wiederherstellung hin; über wesentliche Störungen informiert er den Kunden, soweit möglich. Gesetzliche Minderungs- und Kündigungsrechte bleiben unberührt.

8. Vergütung nach Anzahl der Mitarbeitenden, PayPal und Vertragsdauer

Die Vergütung richtet sich nach der Anzahl abrechnungsrelevanter Personen je Einrichtung und Kalendermonat. Maßgeblich ist die höchste während dieses Monats gleichzeitig aktive Anzahl von Konten mit der Rolle „Mitarbeitende“ oder „Bereichsleitung“. Jede Person wird je Einrichtung einmal gezählt, auch bei mehreren Bereichszuordnungen. Einrichtungsadmin-, Superadmin- und als solche erfasste Demokonten werden nicht mitgezählt.
Aktive Mitarbeitenden- und Bereichsleitungskonten zählen auch während Einarbeitung, dauerhafter Nichtzählung für die Schichtbesetzung, Urlaub oder sonstiger Abwesenheit. Die Abrechnungszählung ist von der Besetzungszählung im Dienstplan unabhängig. Inaktive Konten erhöhen die aktive Anzahl nicht; eine spätere Deaktivierung oder Löschung verringert jedoch keinen bereits erreichten Monats-Höchststand.
Der Standardtarif beträgt 9,99 € Grundgebühr je Einrichtung und Kalendermonat zuzüglich 1,50 € je abrechnungsrelevanter Person und Kalendermonat, jeweils netto. Dieser Tarif gilt nur, soweit er mit dem Kunden vereinbart wurde; abweichende individuelle Preisvereinbarungen gehen vor. Die Grundgebühr fällt im vereinbarten Nutzungszeitraum auch bei einer Monats-Höchstzahl von null an. Bestehende Verträge werden durch Veröffentlichung dieses Entwurfs nicht auf den neuen Tarif umgestellt. Der Nettopreis je abrechnungsrelevanter Person, gegebenenfalls ausdrücklich vereinbarte Paketbedingungen und die steuerliche Behandlung werden vor Vertragsschluss im Angebot angegeben. Soweit Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet wird, wird sie zusätzlich ausgewiesen. Die Abrechnung ergibt sich aus Monats-Höchstzahl mal vereinbartem Preis, soweit keine abweichende individuelle Vereinbarung getroffen wurde. Eine zeitanteilige Abrechnung für Zu- oder Abgänge ist nur bei entsprechender Vereinbarung vorgesehen.
Unter „Pakete“ erhält die berechtigte Einrichtungsadministration eine Übersicht der erfassten Monatszahlen und bereitgestellten Zahlungsanforderungen. Noch laufende Monate und unvollständige Erfassungszeiträume werden gekennzeichnet. Eine vor Abschluss des Monats angezeigte Zahl ist kein verbindlicher endgültiger Monatswert. Für Zeiten ohne vollständige Erfassung wird keine unbelegte Höchstzahl angesetzt; die Abrechnungsgrundlage ist mit dem Kunden zu klären.
Der Kunde erhält eine Abrechnung beziehungsweise Zahlungsanforderung mit Zeitraum, Berechnungsgrundlage und zu zahlendem Gesamtbetrag. Ein ausdrücklich als Entwurf bezeichnetes Dokument ist noch keine endgültige Rechnung. Zahlungsfristen ergeben sich aus dem Angebot oder der Rechnung, soweit wirksam vereinbart; ansonsten gelten die gesetzlichen Vorschriften.
Die Zahlung erfolgt über die in primadipla bereitgestellte PayPal-Zahlungsfunktion, sofern nichts anderes vereinbart wird. Vor Bestätigung wird der zu zahlende Betrag angezeigt. Die Zahlungsfreigabe erfolgt durch den Kunden bei PayPal; die dort angebotenen Zahlungsquellen und ihre Bedingungen richten sich nach PayPal.
Die gegenwärtige Zahlungsfunktion sieht einzeln bestätigte Zahlungen vor. Diese Bedingungen erteilen keine Erlaubnis für automatische Abbuchungen, Abonnements oder wiederkehrende PayPal-Einzüge. Eine spätere Einführung solcher Zahlungen erfordert eine gesonderte Vereinbarung und die erforderliche Autorisierung. Der Zahlungseingang wird anhand bestätigter Zahlungsinformationen abgeglichen; ein abgebrochener oder erfolgloser Bezahlvorgang gilt nicht als Zahlung.
Hinweise auf fehlerhafte Mitarbeitendenzahlen, Beträge oder doppelte Zahlungen können an info@primadipla.de oder über das Hilfeformular gerichtet werden. Der Anbieter prüft die Abrechnung und berichtigt festgestellte Fehler. Gesetzliche Einwendungen und Erstattungsansprüche bleiben unberührt.
Der Kunde kann monatlichen Zugang oder eine Vertragslaufzeit von sechs beziehungsweise zwölf Monaten vereinbaren. Die Abrechnung und PayPal-Zahlung erfolgen jeweils monatlich anhand der maßgeblichen Mitarbeitendenzahl. Bei sechs Monaten beträgt der Rabatt 10 %, bei zwölf Monaten 15 %, ausschließlich auf die Gebühr für Mitarbeitende. Die Grundgebühr bleibt ohne Rabatt. Eine Auswahländerung gilt ab dem nächsten Monat, bei noch laufender Bindung erst nach deren Ende. Eine Zahlung bestätigt nicht allein eine neue Laufzeit; die gewählten Bedingungen müssen wirksam vereinbart werden.
Ein ausdrücklich eingeräumter Gratiszeitraum wird mit Beginn und Enddatum festgelegt. Während dieser Testphase entstehen für ihre Tage weder eine Grundgebühr noch Gebühren für Mitarbeitende; neue Zahlungsaufforderungen werden in dieser Zeit nicht erstellt. Bei einem teilweise kostenlosen Monat werden die Monatsgebühren zeitanteilig nach den kostenpflichtigen Kalendertagen berechnet. Der Kunde wird vor Beginn über den anschließenden Tarif und die vereinbarte Laufzeit informiert. Eine kostenlose Testphase wird ohne entsprechende Vereinbarung nicht automatisch zum kostenpflichtigen Vertrag.
Rechnungen für einen abgeschlossenen Monat werden am vereinbarten Tag des Folgemonats übermittelt; bei kürzeren Monaten am letzten Kalendertag. Der Kunde kann eine separate Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegen. Andernfalls wird die Rechnung an die aktiven Einrichtungsadministratoren mit hinterlegter gültiger E-Mail-Adresse übermittelt. Der Kunde hält die Empfängerangaben aktuell. Ein automatischer Versand setzt eine funktionsfähige Rechnungs- und Versandkonfiguration voraus.
Vertragsbeginn, Laufzeit und ordentliche Kündigungsmöglichkeiten werden im Angebot oder Vertrag angegeben. Fehlt eine Regelung, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt möglich. Eine Kündigung kann durch eine berechtigte Person in Textform, insbesondere per E-Mail an info@primadipla.de, erklärt werden.
Zahlungsstörungen rechtfertigen keine beliebige sofortige Kontolöschung. Maßnahmen wegen Zahlungsverzugs richten sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und Abschnitt 12. Die Rechte bei Leistungsstörungen bleiben bestehen.
Zusätzliche Leistungen und Änderungen des Preises oder der Berechnungsgrundlage bedürfen einer Vereinbarung oder einer anderweitigen wirksamen Rechtsgrundlage. Eine Änderung der Mitarbeitendenzahl innerhalb der vereinbarten Berechnung ist keine Preisänderung. Schweigen gilt nicht als Zustimmung zu einer neuen Preisregelung.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Jede Partei erfüllt die für sie geltenden Datenschutzpflichten. Der Kunde ist für die von ihm veranlasste Verarbeitung von Beschäftigtendaten und die erforderlichen Informationen an seine Beschäftigten verantwortlich.
Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor dieser Verarbeitung eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Diese regelt insbesondere Weisungen, Schutzmaßnahmen, Unterauftragnehmer, Unterstützungspflichten sowie Rückgabe und Löschung der Daten.
Die Verarbeitung eigener Kontakt- und Vertragsdaten durch den Anbieter wird in einer gesonderten Datenschutzerklärung erläutert. Diese Bedingungen begründen keine Erlaubnis, Beschäftigtendaten für beliebige eigene Zwecke oder zum Training externer KI-Modelle zu verwenden.
In Abwesenheitsnotizen sollen keine Diagnosen oder unnötigen Gesundheitsangaben erfasst werden. Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, müssen zusätzlich die dafür geltenden Voraussetzungen berücksichtigt werden.

10. Störungen und Mängel

Der Kunde meldet festgestellte Störungen über die in Abschnitt 6 genannten Kontaktwege und unterstützt die Eingrenzung in zumutbarem Umfang.
Die gesetzlichen Rechte bei nicht oder mangelhaft erbrachten Leistungen bleiben bestehen. Eine Fehlermeldung bedeutet keinen Verzicht auf diese Rechte.
Die eigene Prüfung und Freigabe von Dienstplänen durch den Kunden ersetzt nicht die Pflicht des Anbieters, die vereinbarte Softwareleistung ordnungsgemäß zu erbringen.

11. Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit und schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Zwingende gesetzliche Haftung, Arglist und ausdrücklich übernommene Garantien bleiben unberührt.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Diese Regelungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

12. Zugangssperrung und Vertragsende

Bei konkreten Anhaltspunkten für unberechtigte Zugriffe oder schwerwiegende vertragswidrige Nutzung kann der Anbieter betroffene Zugänge im erforderlichen Umfang vorübergehend sperren. Der Kunde wird informiert, soweit dadurch Schutzmaßnahmen nicht gefährdet werden. Eine Sperrung wird aufgehoben, sobald ihr Grund entfallen ist.
Bei sonstigen Vertragsverletzungen erfolgen eine Sperrung oder außerordentliche Kündigung nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen und unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit. Erforderliche Abmahnungen und Abhilfefristen bleiben zu beachten.
Vor Vertragsende stimmen die Parteien die Rückgabe der Kundendaten ab. Vereinbarte Exportmöglichkeiten bleiben hierfür maßgeblich. Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung regelt Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Ein bestimmtes Backup-, Wiederherstellungs- oder Exportformat wird nur zugesagt, soweit es im Leistungsumfang vereinbart wurde.

13. Änderungen dieser Bedingungen und Schlussbestimmungen

Änderungen dieser Bedingungen für ein bestehendes Vertragsverhältnis bedürfen einer Vereinbarung oder einer anderweitigen wirksamen Rechtsgrundlage. Die bloße Veröffentlichung einer neuen Fassung und das Ausbleiben eines Widerspruchs ersetzen keine Zustimmung.
Es gilt deutsches Recht. Zwingende entgegenstehende gesetzliche Vorschriften bleiben unberührt. Für den Gerichtsstand gelten die gesetzlichen Vorschriften.
Soweit einzelne Bestimmungen unwirksam oder nicht Vertragsbestandteil sind, richten sich die Folgen nach den gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 306 BGB. Eine automatische Ersetzung durch eine möglichst anbietergünstige Regelung ist nicht vereinbart.

14. Anbieter und Kontakt

Anbieter: [vollständiger Name bzw. Firma und gegebenenfalls Rechtsform]

Anschrift: [Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort]

E-Mail: info@primadipla.de

Website: https://primadipla.de

Support: E-Mail oder seiteninternes Hilfeformular

Weitere gesetzlich erforderliche Anbieterangaben werden im Impressum geführt. „primadipla“ ist als Bezeichnung des Angebots kein Ersatz für den vollständigen Namen des tatsächlichen Vertragspartners.